Diese Anleitung richtet sich an alle Büro-Nutzer von DrillSync (Bauleiter, Verwaltung, Systemadministratoren). Sie beschreibt jede Funktion der Büro-App Schritt für Schritt. Für die App auf dem Baustellen-Tablet gibt es eine eigene, separate Anleitung.

Inhaltsverzeichnis

1. Erste Schritte (Login, Einrichtung, Sicherheit)
2. Projektverwaltung
3. Die Dokumenttypen im Bohrprotokoll-Ordner
4. Auswertungen & Exporte
5. Maschinenverwaltung
6. Tabletverwaltung
7. Userverwaltung & Sicherheit
8. Einstellungen
9. Datenbank & Server
10. Hinweise, Tipps & häufige Fragen

1. Erste Schritte

1.1 Anmeldung

Öffne die Büro-App im Browser. Gib Benutzername und Passwort ein und klicke auf „Anmelden“.

• Erster Login mit einem neu angelegten Konto: Wurde dir ein Initial-Passwort mitgeteilt, verlangt die App beim ersten Login automatisch die Vergabe eines neuen, eigenen Passworts (mindestens 8 Zeichen, zweimal eingeben). Erst danach kommst du in die App.
• Sicherheitsschlüssel (2FA): Wenn für dein Konto ein Sicherheitsschlüssel (YubiKey o. ä.) vorgeschrieben ist, erscheint nach der Passwort-Eingabe ein zusätzlicher Schritt:
• Beim allerersten Mal: „Neuen Sicherheitsschlüssel registrieren“ – schließe deinen Schlüssel an und berühre ihn, wenn die App danach fragt. Der Schlüssel wird danach dauerhaft an dein Konto gebunden.
• Bei jedem weiteren Login: „Sicherheitsschlüssel erforderlich“ – Schlüssel anschließen, „Sicherheitsschlüssel jetzt verwenden“ klicken, berühren.
• Funktioniert es nicht auf Anhieb (z. B. weil ein Passwortmanager im Browser dazwischenfunkt), zeigt die App eine verständliche Fehlermeldung und lässt dich es erneut versuchen.

1.2 Ersteinrichtung (nur bei der allerersten Inbetriebnahme durch einen Administrator)

Beim allerersten Start ist noch keine Datenbank verbunden. Es erscheint ein Einrichtungsformular mit:

• Systemlizenz (Lizenznehmer, Lizenzschlüssel)
• Datenbankzugang (Host, Datenbankname, Benutzer, Passwort)
• Firmenname & Anschrift (erscheint später auf jedem PDF)
• Design-Farbe (bestimmt die Akzentfarbe in der App und in PDFs)
• Firmenlogo (PNG/JPEG)
• Freigabe-URLs für Tablet- und Büro-App (technische CORS-Einstellung)

Nach Klick auf „System einrichten & Lizenz prüfen“ wird ein einmaliges Initial-Passwort für den Administrator-Zugang (admin) angezeigt. Dieses Passwort wird nur einmal angezeigt – unbedingt notieren!

1.3 Lizenzfehler

Meldet das System einen Lizenzfehler, ist die App komplett gesperrt, bis ein gültiger Lizenzname/-schlüssel eingetragen wird. Wende dich in diesem Fall an deinen Lizenzgeber.

1.4 Die Seitenleiste

Links siehst du dein Firmenlogo und darunter die Navigation. Je nach den dir zugewiesenen Rechten siehst du nicht alle Punkte:

Ganz unten kannst du dich über „Sicher abmelden“ ausloggen.

Unten rechts findest du drei feste Buttons:

• „Hilfe“: öffnet diesen Hilfetext direkt in der App.
• „i“ (Software-Informationen): Versionsangabe, Urheberrechtshinweis und die Liste aller verwendeten Drittanbieter-Bibliotheken samt Lizenz.
• Logo-Chip (Systemlizenz): zeigt Lizenznehmer sowie die Anzahl der lizenzierten User/Tablets/Maschinen. Mit den passenden Rechten kannst du hier auch eine neue Lizenz aktivieren.

2. Projektverwaltung

2.1 Projekte anlegen und finden

Auf der Startseite von „Projektverwaltung“ siehst du alle Projekte als Karten (Name, Status AKTIV/PASSIV, Datum der letzten Änderung). Über das Suchfeld kannst du nach Name oder Status filtern. Mit „+ Neues Projekt anlegen“ vergibst du einen Projektnamen und legst das Projekt an.

2.2 Ein Projekt öffnen – Kopfbereich „Projekt bearbeiten“

• Projektname kann jederzeit geändert werden.
• Status-Schalter AKTIV / PASSIV (Archiv): Ein passives Projekt gilt als archiviert. Passive Projekte lassen sich unter „Datenbank & Server“ endgültig bereinigen (siehe Kapitel 9).
• Zugewiesene Tablets: Ohne Auswahl sehen alle Tablets dieses Projekt. Möchtest du ein Projekt nur bestimmten Baustellen-Tablets zeigen, hake sie hier gezielt an.
• „Speichern“ sichert Namen/Status/Tablet-Zuweisung.
• „Projekt löschen“ entfernt das Projekt inklusive aller Dokumente und Dateien unwiderruflich.

Daneben findest du die beiden großen Auswertungs-Buttons „Projektabschluss-Export“ und „Baustellenstatistik“ – siehe Kapitel 4.

2.3 Die Projekt-Akte (Ordnerstruktur)

Jedes Projekt gliedert sich in sechs feste Ordner:

• Bautagesberichte
• Bohrabspracheprotokolle
• Bohrprotokolle
• Materiallisten
• Baustellenunterlagen (freie Dateien, siehe unten)
• Fotos

Oben in der Projekt-Akte findest du zwei Werkzeuge:

• „Projekt als ZIP herunterladen“: Erstellt automatisch ein PDF aus jedem Dokument und packt alles zusammen mit Fotos und hochgeladenen Dateien in ein ZIP-Archiv, sortiert nach Ordnern. Ein Fortschrittshinweis zeigt „Dokument X von Y“; am Ende wird gemeldet, falls einzelne Dokumente nicht aufgenommen werden konnten.
• „Duplikate prüfen“: Prüft, ob im Projekt versehentlich doppelte Dokumente existieren (kann in seltenen Fällen durch Tablet-Synchronisation entstehen). Gefundene Duplikat-Gruppen werden aufgelistet; du wählst je Gruppe aus, welche Version behalten werden soll (die älteste ist vorausgewählt), und löschst die übrigen mit „Ausgewählte Duplikate löschen“. Werden keine Duplikate gefunden, meldet die App das ebenfalls.

2.4 Ordnerinhalte

In den Dokumentordnern (Bautagesberichte, Bohrabspracheprotokolle, Bohrprotokolle, Materiallisten) siehst du eine Tabelle mit Name, Erstelldatum, Ersteller und Status (Gesperrt / Offen). Ein Klick auf eine Zeile öffnet das Dokument im passenden Editor (Kapitel 3). Über das Löschen-Symbol kannst du ein Dokument einzeln löschen.

Fotos: Kachel-Galerie mit Vorschau, Beschreibung, Datum und Ersteller. Durch Anklicken markierst du ein oder mehrere Fotos; über „Herunterladen“ lädst du ein einzelnes Foto direkt oder mehrere gesammelt als ZIP herunter, über „Löschen“ entfernst du die Auswahl.

Baustellenunterlagen: Zusätzlich zur Dokumententabelle gibt es hier ein Upload-Feld „Dateien hier ablegen oder klicken“ für Bilder und PDFs (maximal 3,5 MB je Datei, Mehrfachauswahl möglich) – praktisch für Pläne, Genehmigungen, Lieferscheine usw., die nicht in ein Formular gehören.

3. Die Dokumenttypen

Jeder Dokument-Editor besitzt oben die gleichen drei Aktionen:

• „PDF Generieren“ – erzeugt jederzeit eine PDF-Vorschau/-Ausgabe des aktuellen Standes.
• „Sperren“ / „Entsperren“ – ein gesperrtes Dokument gilt als abgeschlossen/geprüft. Wichtig: Nur gesperrte Bohrprotokolle fließen in die Maschinenstatistik (Kapitel 4.3) ein!
• „Speichern & Zurück“ – speichert und bringt dich zurück in den Ordner.

3.1 Bohrprotokoll

Stammdaten: Protokoll-Nr., Projekt/Baustelle, Auftraggeber, Ort, Straße, Bauleiter AG, Bohrkolonne.

• Bohranlage: Wähle die verwendete Maschine aus der Liste (gepflegt in der Maschinenverwaltung, Kapitel 5). Die Gestängelänge wird automatisch übernommen und darunter angezeigt.
• Länge der Bohrung: wird automatisch berechnet (Anzahl Bohrreihen × Gestängelänge) – kein manuelles Eintragen nötig oder möglich.
• Rohrdurchmesser, Anzahl der Rohre, Aufweitung, Start-/End-Datum.
• Sobald Bodenklassen BK6/BK7 in den Bohrreihen vorkommen, werden „Bohrmeter BK6“ und „Bohrmeter BK7“ automatisch als Summenkacheln angezeigt.
• „Protokoll als FEHLBOHRUNG markieren“: aktivieren, wenn die Bohrung fehlgeschlagen ist. Erscheint dann als Warnhinweis im PDF und wird in allen Auswertungen (Baustellen- und Maschinenstatistik) separat ausgewiesen.

Bohrdaten (Tabelle „Bohrreihen“): Je Bohrreihe: Station (automatisch), Tiefe, Neigung, Steuerbefehl (Pfeilsymbole), Schubkraft, Zugkraft, Drehmoment, Spülung, Bodenklasse (aus den in Kapitel 8 konfigurierten Klassen), Stangenzeit, Bemerkungen. Über „+ Zeile hinzufügen“ legst du eine neue Bohrreihe an, über das „X“ am Zeilenende löschst du sie.

• Auffälligkeits-Markierung: Springt Zugkraft oder Drehmoment gegenüber der Vorzeile um mehr als den in den Einstellungen hinterlegten Schwellenwert, wird die Zeile hervorgehoben – ein Hinweis auf ein Hindernis oder einen Bodenklassenwechsel. Über die Checkbox „Auffälligkeiten im PDF-Ausdruck markieren“ kannst du das auch im PDF sichtbar machen.

Verlaufsdiagramm: Zeigt Schubkraft/Zugkraft/Drehmoment/Spülmenge über den Bohrverlauf als Liniendiagramm; über Checkboxen schaltest du die einzelnen Kurven ein/aus und kannst BK6/BK7-Abschnitte farblich hervorheben lassen. Über „Im PDF-Ausdruck mit anzeigen“ nimmst du das Diagramm ins PDF mit auf.

Gruben & Nachweise: Trage die GPS-Koordinaten von Start- und Zielgrube ein (kommen in der Regel automatisch vom Tablet). Sind beide Koordinaten gefüllt, kannst du per Radiobutton wählen, ob im PDF eine Kartendarstellung (OpenStreetMap, Satellit, beides oder keine) mit der Bohrroute erscheinen soll; „Vorschau manuell aktualisieren“ aktualisiert die Kartenansicht. Fotos von Start-/Zielgrube werden ebenfalls hier angezeigt (kommen vom Tablet).

Unterschriften: Bohrgerätefuhrer und Bauleiter AG kommen vom Tablet (nur Anzeige). „Bauleiter AN“ zeigt automatisch deine in der Userverwaltung hinterlegte eigene Unterschrift. Über Checkboxen bestimmst du, welche Unterschriften im PDF erscheinen sollen.

3.2 Bautagesbericht

Felder: Datum, Arbeitsbeginn/-ende, sowie die Textfelder Arbeitnehmer, Maschineneinsatz, Tagesleistung, Bodenklassen, Umsetzung, Sonstiges.

Wetterdaten: Wurden vom Tablet per GPS bereits automatisch Temperatur und Niederschlag erfasst, siehst du sie hier direkt. Fehlen sie noch, kannst du sie auch aus dem Büro heraus nachtragen:

• Klicke auf „Koordinaten erfassen & abrufen“, falls noch keine Koordinaten hinterlegt sind. Die App versucht zunächst automatisch, passende Koordinaten aus anderen Dokumenten desselben Projekts zu übernehmen (z. B. Start-/Zielgrube eines Bohrprotokolls).
• Klicke auf „Wetterdaten per API abrufen“, um Temperatur (min./max.) und Niederschlag für das Berichtsdatum kostenlos über die Open-Meteo-API abzurufen. Für weiter zurückliegende Termine wird automatisch die Archiv-Schnittstelle verwendet.
• Die Quelle und der Abrufzeitpunkt werden dokumentiert – nützlich als objektiver Beleg z. B. bei Diskussionen um Frac-Outs oder Havarien.

3.3 Bohrabspracheprotokoll

Felder: Datum, GPS-Standort, Bohrprotokollnummer, sowie die Tabelle „Zwangspunkte / Einbauten in der Trasse“ (Bezeichnung, Entfernung von Startgrube, Tiefe, Tiefenvorgabe – je Zeile mit „+ Zeile hinzufügen“ erweiterbar) und ein Freitextfeld „Rohreinzug“. Die Unterschriften von Bohrtrupp und Auftraggeber kommen vom Tablet.

3.4 Materialliste

Felder: Datum sowie die Tabelle „Verbrauchte Materialien“ (Bezeichnung, Verbrauch, Einheit). Vorbelegte Standardmaterialien (aus den Einstellungen, Kapitel 8) sind hervorgehoben; über „+ Zeile hinzufügen“ ergänzt du weitere Positionen.

3.5 Fotos

Fotos werden nicht in einem eigenen Formular bearbeitet, sondern direkt im Ordner „Fotos“ verwaltet (siehe 2.4). Sie kommen in aller Regel vom Tablet (Kamera-Aufnahme vor Ort) und sind ab dem Speichern nicht mehr veränderbar.

4. Auswertungen & Exporte

4.1 Projektabschluss-Export

Bündelt alle Bohrprotokolle, Bautagesberichte, Bohrabspracheprotokolle und Materiallisten eines Projekts zu einem einzigen PDF mit Deckblatt (inkl. großem Firmenlogo) – ideal zur Übergabe an den Auftraggeber. Fotos und sonstige Dateien sind bewusst nicht enthalten (nutze dafür den ZIP-Export, Kapitel 2.3).

Über „Projektabschluss-Export“ öffnest du ein Auswahl-Popup, in dem du nur für dieses eine PDF-Paket festlegst:

• Bohrverlauf & Kartendarstellung: Nur OSM, Nur Satellit, Beides oder Keine.
• Gruben & Nachweise: Fotos der Start-/Zielgrube ein-/ausblenden.
• Unterschriften: Bohrgerätefuhrer, Bauleiter AG, Bauleiter AN einzeln ein-/ausblenden.
• Verlaufsdiagramm: komplett ein-/ausblenden sowie einzelne Kurven (Schubkraft, Zugkraft, Drehmoment, Spülmenge, Bodenklassen-Markierung).

Diese Auswahl verändert die gespeicherten Dokumente nicht – sie gilt ausschließlich für das erzeugte Sammel-PDF. Klicke abschließend auf „PDF-Paket erstellen“.

4.2 Baustellenstatistik

Der Button „Baustellenstatistik“ erstellt sofort (ohne weitere Abfrage) ein Querformat-PDF mit einer Zeile pro Bohrprotokoll des Projekts: Datum, Protokoll-Nr., Bohrlänge, die Meterlänge je konfigurierter Bodenklasse, die Summen BK6/BK7 sowie einen Hinweis, ob es sich um eine Fehlbohrung handelt (hervorgehoben). Am Tabellenende steht eine GESAMT-Zeile mit allen Summen. Gibt es im Projekt noch keine Bohrprotokolle, weist die App darauf hin.

4.3 Maschinenstatistik

Diese Auswertung findest du nicht im Projekt, sondern in der Maschinenverwaltung (Kapitel 5): Klicke bei der gewünschten Maschine auf „Statistik“, wähle im Popup einen Zeitraum („Von“/„Bis“) und klicke auf „PDF erstellen“.

Die App wertet dann projektübergreifend alle abgeschlossenen (gesperrten) Bohrprotokolle aus, die mit genau dieser Maschine gefahren wurden – Monat für Monat, getrennt nach „Ohne Fehlbohrung“ und „Mit Fehlbohrung“, jeweils mit Anzahl Bohrungen, Bohrmetern sowie separat ausgewiesenen BK6- und BK7-Metern. Am Ende steht wieder eine GESAMT-Zeile.

Jede Maschine besitzt intern eine eindeutige Kennung (UUID). Dadurch bleibt die Zuordnung auch dann korrekt, wenn zwei Maschinen ähnlich heißen, eine Maschine später umbenannt oder sogar gelöscht wird.

Wichtig: Nur gesperrte Bohrprotokolle zählen. Ein offenes/noch nicht abgeschlossenes Bohrprotokoll erscheint in keiner der beiden Statistiken.

5. Maschinenverwaltung

Hier pflegst du deinen Maschinenpark:

• „Neue Maschine anlegen“: Name und Bohrgestängelänge (in Metern) eintragen, „Speichern“.
• Tabelle „Hinterlegte Maschinen“: je Maschine Name, Gestängelänge sowie zwei Aktionen:
• „Statistik“ – öffnet die Maschinenstatistik (siehe 4.3).
• Löschen – entfernt die Maschine endgültig (bereits erfasste Bohrprotokolle bleiben davon unberührt).

Die Anzahl anlegbarer Maschinen ist durch deine Lizenz begrenzt (oben als „X / Limit“ sichtbar).

6. Tabletverwaltung

• „Neues Gerät autorisieren“: Gerätename eintragen, „Schlüssel generieren“ klicken – die App erzeugt einen Zugangs-Token und zeigt sofort einen QR-Code.
• QR-Code-Popup: Dieser QR-Code wird mit der Tablet-App gescannt (siehe Tablet-Anleitung, Kapitel „Erstkopplung“). Der Schlüssel wird beim ersten Scan fest an genau dieses eine Tablet gebunden.
• „Bindung lösen“: hebt die feste Kopplung an ein bestimmtes Gerät wieder auf (z. B. wenn ein Tablet getauscht wurde), der QR-Code bleibt gültig.
• „Neuer Schlüssel“: erzeugt einen komplett neuen Zugangscode; der alte QR-Code und die bisherige Gerätebindung werden ungültig – nötig z. B. bei Verlust eines Tablets.
• „Löschen“: entfernt das Tablet endgültig, der Zugang wird sofort ungültig.

Die Tabelle „Aktive Geräte & Schlüssel“ zeigt zusätzlich, wann ein Tablet zuletzt synchronisiert hat.

7. Userverwaltung & Sicherheit

• „+ Neuen User anlegen“: Benutzername, Passwort, optional „Sicherheitsschlüssel (2FA) erforderlich“ aktivieren, sowie die persönliche Unterschrift direkt mit der Maus/dem Finger zeichnen (erscheint später automatisch als „Bauleiter AN“ in PDFs).
• Tabelle „Zugangsberechtigte & Rechte“: Für jeden Nutzer (außer admin, der immer Vollzugriff hat) kannst du einzeln freischalten: Maschinen, Tablets, User, DB, Einstellungen.
• Sicherheitsschlüssel-Spalte: zeigt „Registriert“, „Wartet auf 1. Login“ oder „Ohne Sicherheitsschlüssel“. Über „Schlüssel zurücksetzen“ hebst du die Bindung eines Sicherheitsschlüssels auf – der Nutzer registriert beim nächsten Login dann einen neuen.
• „Passwort“: setzt ein neues Passwort für den Nutzer.
• „Unterschrift“: bearbeitet die hinterlegte Unterschrift des Nutzers (Zeichenfläche, „Leeren“/„Entfernen“/„Speichern“).
• „Löschen“: entfernt den Nutzer endgültig (nicht für admin möglich).

8. Einstellungen

Alle Änderungen hier werden erst gesammelt gespeichert – nicht vergessen, am Ende auf „Einstellungen komplett speichern“ zu klicken!

• Firmendaten: Firmenname & Anschrift (erscheint auf jedem PDF), Design-Farbe, Firmenlogo.
• Auffälligkeits-Markierung: Schwellenwerte, ab wann ein Sprung in Zugkraft (kN) bzw. Drehmoment (Nm) zwischen zwei Bohrreihen im Bohrprotokoll farblich hervorgehoben wird.
• Boden-/Bohrklassen: Lege hier alle Bodenklassen an, die auf Tablet und im Büro zur Auswahl stehen sollen. Je Klasse kannst du festlegen, ob sie „Nur Büro“ (auf dem Tablet ausgeblendet) ist und ob sie in die Sammelkategorien BK6 bzw. BK7 einfließt – genau diese Zuordnung entscheidet, was in Baustellen- und Maschinenstatistik als BK6/BK7 gezählt wird.
• Materialliste-Vorlage: die Standardpositionen, die beim Anlegen einer neuen Materialliste (auch auf dem Tablet) automatisch vorgeschlagen werden.

9. Datenbank & Server

• Serverkonfiguration: Datenbank-Zugang (Host, Name, Benutzer, Passwort) sowie die Freigabe-URLs für Tablet- und Büro-App. Nach jeder Änderung musst du erst „Verbindung prüfen“, bevor „Speichern“ aktiv wird.
• Wartung:
• „SQL-Backup herunterladen“: lädt ein vollständiges Datenbank-Backup mit Zeitstempel herunter.
• „Passives Archiv endgültig löschen“: löscht unwiderruflich alle als PASSIV markierten Projekte samt aller Dokumente und Dateien. Nur benutzen, wenn du dir wirklich sicher bist!

10. Hinweise, Tipps & häufige Fragen

• Warum fehlt eine Maschine/ein Menüpunkt bei mir? Vermutlich fehlt dir das entsprechende Recht – wende dich an einen Administrator (Kapitel 7).
• Warum wird ein Bohrprotokoll nicht in der Statistik gezählt? Es ist noch nicht gesperrt. Erst abgeschlossene, gesperrte Protokolle zählen in Baustellen- und Maschinenstatistik.
• Warum sehe ich in einem Bohrprotokoll keine Unterschriftsfelder zum Zeichnen? Bohrgerätefuhrer, Bauleiter AG, Bohrtrupp und Auftraggeber unterschreiben ausschließlich auf dem Tablet vor Ort. Im Büro siehst du diese Unterschriften nur zur Ansicht. Deine eigene Unterschrift („Bauleiter AN“) pflegst du in der Userverwaltung.
• Ein Projekt zeigt mehr Dokumente als tatsächlich vorhanden / doppelte Einträge: Nutze „Duplikate prüfen“ im Projekt (Kapitel 2.3) – das räumt versehentlich doppelt synchronisierte Dokumente auf.
• Ich habe versehentlich ein Dokument gesperrt/entsperrt: Der Sperr-Button lässt sich beliebig oft umschalten, solange du im Editor bist – es geht nichts verloren.
• PDF-Generierung schlägt fehl oder zeigt eine Fehlermeldung zu einer fehlenden Bibliothek: Wende dich an deinen Administrator – vermutlich fehlt eine benötigte Programmdatei auf dem Server.
• Lizenzlimit erreicht (bei Maschinen, Tablets oder Usern): Wende dich an deinen Lizenzgeber, um das Limit zu erhöhen.